Dix conseils pour mieux gérer votre temps

On a souvent l’impression de ne pas avoir assez de temps pour tout faire dans une seule journée. Pourtant, se créer du temps, ou du moins mieux l’aménager, cela s’apprend. Voici dix conseils pour gérer son temps de manière optimale, selon le Morgen.

Perdez le contrôle et oubliez la perfection : « Ceux qui ont le plus de mal à gérer les contraintes du temps sont ceux qui cherchent la perfection », explique Koen Van den Brandt, qui travaille pour le bureau de formation Atlas. C’est seulement quand on laisse filer ses envies de perfection qu’on touche à la liberté. La même liberté qui est essentielle pour être calme et efficace.

Analysez votre schéma temporel : celui qui veut mieux gérer son temps doit surtout examiner son schéma temporel. Steve Chandler, expert en gestion du temps, conseille pour mieux s’organiser, de jeter un oeil à ses routines quotidiennes : « Faites une liste de ce vous faites à quel moment, ainsi que le temps que ça vous prend ».

Tenez compte de vos pics d’énergie et utilisez-les à bon escient : en principe, ce n’est pas le temps qui a le plus d’impact sur notre productivité, mais notre niveau d’énergie. Il faut prendre conscience de son schéma énergétique. En effet, tout le monde n’est pas en forme au même moment dans la journée. Si vous êtes du matin, planifiez les activités qui vous demandent le plus d’efforts à ce moment-là, et inversement si vous êtes plutôt du soir. « Fixez-vous des mini-buts par heure », conseille Clare Evans, auteur de La gestion du temps pour les Nuls, « lorsque le but est atteint, accordez-vous une pause. Détendez-vous bien, de sorte à revenir encore plus concentrée au travail ».

Faites une pause : on ne peut pas rester concentrés toute la journée. Des études ont démontré que notre cerveau ne pouvait rester en état d’alerte que sur une période de 90 à 120 minutes maximum. Les experts recommandent de faire régulièrement une pause de quinze minutes. Selon une étude de Desktime, les gens qui alternent 52 minutes de travail et 17 minutes de pause sont plus productifs.

Ne faites pas de « to-do list », mais plutôt une « not to-do list » : on dit souvent que choisir, c’est renoncer. Mais ne pas choisir, c’est se retrouver confronté à trop d’opportunités et cela amène au chaos. Il est important de se fixer des priorités : prenez du temps pour ce qui vous parait important, ne vous préoccupez pas du reste.

Soyez sélectifs et réalistes : lorsque vous élaborez la liste de vos priorités, soyez réalistes, on ne peut pas tout faire en un seul jour. Dans l’idéal, on se fixera trois activités importantes, en commençant par la plus importante.

Mettez vos idées brillantes en attente : les choses les plus urgentes doivent être faites et vous n’avez pas le temps de les laisser tomber. Quand une idée plus créatrice nous vient, on n’a pas toujours le temps de s’y attarder. Pour cela, l’idéal est de les écrire et les stocker quelque part en attendant d’avoir le temps d’y penser.

Ne faites pas plusieurs choses en même temps : les gens « multitâches », cela n’existe pas, c’est un mythe. Faire plusieurs choses en même temps diminue la productivité, mais pas seulement. Cela augmente aussi le niveau de stress. Une étude a démontré que les personnes qui sont multitâches perdent 40 % de temps en plus que celles qui font les choses une par une.

Laissez les technologies vous venir en aide : le monde numérique offre de nombreux atouts pour aider à mieux gérer son temps. « Les outils numériques peuvent jouer le rôle d’assistant personnel. Une version électronique de notre agenda permet de s’assurer qu’on n’oublie pas un rendez-vous, puisque la machine va nous le rappeler », affirme Van den Brandt.

Développez une routine : le seul moyen de maintenir des habitudes de vie, c’est d’en faire une routine. Van den Brandt conseille d’installer la routine par étapes, petit à petit, et pas d’un seul coup. « Commencez petit, fixez-vous des objectifs réalisables. Quand ils sont faits, passez au suivant. Continuez jusqu’à ce que vous trouviez une nouvelle manière de travailler et de vivre ». On peut également adopter des attitudes routinières qui sont acceptées par tous et qui ne sont pas spécialement productives, comme lire ses mails par exemple, qui n’est pas nécessaire pour tous, mais permet de se chauffer et de lancer sa journée.

Source : De Morgen

(O.L.)