« Les réunions d’une demi-heure sont les plus efficaces »

C’est ce que déclare Brigitte Denolf, consultante chez Bright at Work, au quotidien Het Nieuwsblad. Mais est-ce exact ? Notre confrère de Knack a vérifié l’information.

Une réunion efficace commence à l’heure et dure de préférence le moins longtemps possible, écrit Het Nieuwsblad. « Comme notre cerveau peut se concentrer pendant maximum 40 minutes, les réunions d’une demi-heure sont les plus efficaces », explique Brigitte Denolf, consultante chez Bright at Work. Si cela doit prendre plus de temps, faites une courte pause toutes les 20 minutes pour vous dégourdir les jambes, prenez un verre et, si nécessaire, changez de place.

« C’est aller un peu vite en besogne de dire qu’une réunion efficace ne dure que 30 minutes », nuance-t-elle au téléphone. « Une demi-heure est une bonne norme pour un briefing ou une réunion de suivi. Mais un brainstorming, ou une prise de décision stratégique nécessite une perspective temporelle différente ».

La question demeure : notre cerveau ne peut-il se concentrer que pendant 40 minutes ? « J’ai lu que c’est prouvé », dit Denolf, « mais je ne peux pas vous mener à une source précise. Je pense que pour des chiffres et des recherches, vous feriez mieux de vous adresser à des scientifiques. »

Parce qu’une personne n’est pas l’autre et que notre capacité d’attention dépend de la variété et de la stimulation de la tâche, la science n’a pas de norme significative pour répondre à cette question, disent trois psychologues. « On peut aussi apprendre à se concentrer plus longtemps », souligne le psychologue biologique Rudi D’Hooge (KU Leuven). Ce qui est vrai, c’est que notre attention pour les tâches monotones s’affaiblit avec le temps. Une étude réalisée à Groningen, par exemple, où les participants devaient détecter certaines lettres sur un écran d’ordinateur pendant trois heures, a montré qu’à la fin, ils commettaient deux fois plus d’erreurs qu’au début ».

« Mais si les besoins sont importants – par exemple, les militaires en situation de guerre – nous pouvons faire beaucoup plus », dit D’Hooge. Si la tâche est monotone, alors il appelle à « une durée d’attention maximale d’une demi-heure à quarante-cinq minutes, ce qui n’est pas du tout une idée absurde ».

Cependant, une réunion n’est pas l’autre, souligne Koen Marichal, qui dirige le centre de compétences pour le leadership de l’Antwerp Management School. « Le timing et la structure sont importants. Mais des gains d’efficacité peuvent également être obtenus en choisissant la bonne technologie. Trop souvent, nous faisons la même chose lors de réunions différentes. Bien sûr, vous n’organisez pas un brainstorming de la même manière qu’une réunion d’action. »

Car qu’est-ce qu’une réunion efficace ? Ne pas perdre de temps ? On peut également définir l’efficacité comme « la prise d’une décision optimale basée sur l’information la plus complète possible », explique le psychologue cognitif Tom Beckers (KU Leuven). « Alors, les réunions courtes ont un inconvénient. Une étude révèle que les informations uniques, dont seule une personne dispose, ne sont lancées qu’après quelque temps ».

« Des réunions plus longues peuvent aider. Et n’invitez que les personnes vraiment nécessaires », recommande Jeroen Camps, professeur en psychologie organisationnelle à la Haute École Thomas More. Pour des conseils concrets, il se réfère à Steven Rogelberg et à son livre The Surprising Science of Meetings. « Les gens adaptent leur comportement en fonction du temps dont ils disposent « , explique M. Camps. « Renoncez à la réunion standard d’une heure. Limitez la réunion au temps dont vous pensez vraiment avoir besoin, expérimentez et évaluez le timing. En choisissant une durée précise, vingt ou cinquante minutes par exemple, tout le monde reste éveillé. »