Covid : comment organiser une réunion de travail ?

Le télétravail est toujours obligatoire en Belgique lorsqu’il est possible. Mais comment faire pour organiser une réunion indispensable ? On vous détaille tout.

Pour répondre à cette question, nous nous sommes basés sur la publication officielle du gouvernement « Travailler en sécurité. Guide générique pour lutter contre la propagation du Covid-19 au travail ».

Tout d’abord, il faut savoir que selon les mesures en vigueur actuellement, et ce jusqu’au 13 décembre (pour l’instant), le télétravail est obligatoire lorsqu’il permet la continuité des activités de l’entreprise.

En ce sens, le Guide recommande d’utiliser des alternatives aux rassemblements (tels que les réunions) en utilisant des outils et des moyens de communication numériques.

« Il est très important de maintenir les contacts sociaux entre collègues et entre les collègues et la ligne hiérarchique, de préférence d’une autre manière que physique, par exemple par téléphone, e-réunions, etc. », affirme le Guide.

Si une réunion avec présence physique est quand même nécessaire, appliquez les principes de la distanciation sociale. Peuvent être présentes : uniquement les personnes nécessaires et en bonne santé.

Appliquer au maximum les règles de ‘distanciation sociale’

La distanciation sociale comporte un certain nombre de mesures visant à limiter la propagation du coronavirus. L’objectif est de réduire le risque d’un contact physique entre les personnes éventuellement infectées et d’autres personnes.

Voici les mesures à mettre en place pour garantir la sécurité des personnes présentes lors d’une réunion :

1. Maintenir une distance d’un mètre cinquante minimum à tout moment, le nombre de personnes pouvant être présente dépendra donc de la taille du local.
2. Se laver les mains régulièrement quand on est au travail, mais aussi avant et après la réunion. Prévoyez des gels pour les mains ou des désinfectants appropriés dans les endroits où il n’est pas possible de se laver les mains, de préférence dans des distributeurs qui ne doivent pas être touchés.
3. Assurez une ventilation régulière et suffisante des lieux, soit par ventilation naturelle (par exemple en ouvrant les fenêtres ou les portes), soit par ventilation mécanique. Plus l’espace est petit et fermé, plus le risque d’une transmission du virus est grand. Aérez l’espace si possible avec de l’air frais et évitez autant que possible la recirculation de l’air.
4. Portez un masque. Les masques qui sont portés correctement permettent de réduire fortement la propagation du virus. Des aérosols peuvent toutefois encore être libérés le long de tous les côtés du masque. Des lunettes embuées le démontrent, une personne contaminée peut toujours propager le virus. Même avec le port d’un masque, il est donc encore nécessaire de garder autant que possible une distance physique. Un masque ne protège pas complètement le porteur du masque contre une contamination. En portant un masque, nous protégeons nos collègues. En gardant de la distance, nous nous protégeons nous-mêmes.

Il n’est dès lors pas recommandé de manger lors d’une réunion puisque cela implique de retirer le masque. Si vous le faites quand même, utilisez de préférence des déjeuners faits maison ou des repas préemballés. Les repas collectifs et/ou partagés sont évidemment proscrits.

Concernant la durée de la réunion, si toutes les mesures sont bien respectées, surtout l’aération, il n’y a pas lieu d’imposer une limitation dans le temps.

Lorsque la réunion est terminée, quittez chacun votre tour le lieu de la réunion après avoir désinfecté votre table et jeté dans une poubelle fermée tous vos déchets.

Aucun collaborateur malade ou ayant été en contact avec une personne positive au coronavirus ne devrait se rendre au travail et encore moins à une réunion.